Wer kommt zu spät zum Daily Scrum?

9 Kommentare

Das tägliche Scrum dauert nur eine Viertelstunde und ist das zentrale Instrument eines Teams, um den Tag zu koordinieren und strukturieren. Da sollte man meinen, dass jede Minute zählt und jedem dem Meeting die Priorität und Bedeutung beimisst, die es verdient. Die Erfahrung zeigt aber, dass es immer wieder geschieht, dass Teammitglieder nicht rechtzeitig zum Daily Scrum erscheinen. Wie geht man am besten mit der Situation um?

Vor einigen Tagen fand auf Twitter eine vergleichsweise lebhafte Diskussion zu dem Thema statt (welche durch das 140-Zeichen-Limit effektiv unterbunden wurde). Auslöser war ein Vorschlag von it-agile Zuspätkommende sollten als Strafe auf betterplace.org spenden. Daraufhin regnete es Thesen und Vorschläge, was ich zum Anlass nehmen möchte, das Problem gerne nochmal aus einem anderen Blickwinkel zu beleuchten.

Grundsätzlich produziert jegliches Handeln bestimmte Ergebnisse, welche wiederum eine oder mehrere Folgen nach sich ziehen. Wenn wir als mögliche Ergebnisse „zu spät zum Daily Scrum“ und „pünktlich zum Daily Scrum“ analysieren, welche Handlungen führen zu den Ergebnissen, und welche Folgen zieht sie nach sich?

Ergebnis: „Zu spät zum Daily Scrum“

HandlungenErgebnisseFolgen
  • Zu spät von zu Hause losgefahren
  • Zu spät aus einem anderen Meeting rausgekommen
  • Gerade etwas anderes „wichtiges“ zu tun
  • Die Uhr ging nach
  • Vertieft in die Arbeit und nicht gemerkt dass Daily Scrum ist
  • Zu spät zum Daily Scrum
  • (und noch weitere, die uns an dieser Stelle aber nicht weiter interessieren)
  • Andere im Team sind sauer
  • Die Zeit der anderen Teammitglieder wird vergeudet. Im gemeinsamen Interesse das Sprint-Commitment halten zu können, wird das wichtigste vermutlich wiederholt werden.
  • Informationsaustausch ist funktioniert
  • Strafe für’s zu spät kommen

Ergebnis: „Pünktlich zum Daily Scrum“

HandlungenErgebnisseFolgen
  • Man steht pünktlich zum Daily Scrum auf und geht in den entsprechenden Raum
  • Pünktlich zum Daily Scrum
  • (und noch weitere, die uns an dieser Stelle aber nicht weiter interessieren)
  • Flüssiges Meeting, das pünktlich zu Ende ist
  • Belohnung für’s pünktlich sein

Wer kommt zu spät

Interessant und störend wird die Situation erst, wenn sie gehäuft auftritt. Das heißt entweder kommt eine Person immer wieder zu spät, oder es sind sogar alle Teammitglieder gleichermaßen daran beteilig. Nun bieten sich auf den ersten Blick über die Betrafung oder Belohnung des jeweiligen Verhaltens zwei Hebel an.

Eine Möglichkeit besteht darin, Zuspätkommende zu bestrafen. Wenn die Strafe nur hoch genug ist (ein Finger abhacken pro Minute Zuspätkommen) wird mit Sicherheit niemend mehr auf absehbare Zeit zu spät zum Daily Scrum kommen. Dies wird aber zu lasten von anderen gewünschten Aktivitäten erfolgen, da jeder unter allen Umständen und Eventualitäten pünktlich sein möchte. Dann werden andere wichtige Meetings gar nicht erst wahrgenommen. Die Familie wird vernachlässigt, weil man sich schon um 5 Uhr morgens auf den Weg macht, um gegen Megastaus und Bahnausfälle gewapptnet zu sein. Klar, ich übertreibe jetzt, aber der Punkt ist denke ich klar: Natürlich kann ich ein Verhalten erzwingen, aber um welchen Preis? Außerdem: Verantwortlich für das Stattfinden und die Durchführung des Daily Scrums ist der Scrum Master. Hat er die nötige Weisungsbefugnis, um die Strafen auch durchzusetzen? Vermutlich nicht, denn das würde ja in einem starken Gegensatz zu der vom Team zu recht eingeforderten Selbstorganisation stehen. Eine Sackgasse.

Wie sieht’s mit Belohnungen aus? Wer pünktlich kommt, erhält als kleines Dankeschön € 100,00 in Bar. Ach, warum so geizig: € 10.000. Und, klappts? Abgesehen davon, dass der Product Owner die gestiegenen Kosten wohl nicht finanzieren würde, nutzt sich der Effekt der Belohnung spätestens nach dem einhunderstem Daily Scrum ab: Millionäre dürfen ruhig zu spät kommen. Außerdem ist eins ja wohl sonnenklar: Ohne die Belohnung wird überhaupt niemand mehr kommen.

Ok, abgehackte Finger und Millionenboni sind natürlich absurd (hoffe ich), aber es hilft die Effekte die stattfinden zu beleuchten. Was passiert wohl bei reduzierten Strafen und Belohnungen?

Wie wär’s mit einem Kaffee für alle, die pünktlich sind? Auch was anfangs vielleicht dazu gedacht sein mag ein jungagiles Team an den Prozess zu gewöhnen, kann schnell zum Bumerag werden. Wir Menschen haben da nämlich eine ganz dumme Angewohnheit: Selbst wenn wir Handlungen aus eigenen Antrieb ausführen, wenn es dafür eine Belohnung gibt, neigen wir dazu die Handlung nachträglich dem Erreichen der Belohnung zuzuschreiben. Ein Verdrängungseffekt findet statt: an die Stelle unserer intrinsischen Motivation tritt die extrinsische Belohnung. Um die erwünschte Handlung aufrecht zu erhalten, muß die Belohnung erhalten oder sogar erhöht werden. Irgendwann kommt niemand mehr wegen eines lausigen Kaffees zum Daily Scrum. Da muß es schon ein Latte Macchiato sein. Oder im Winter ein Irish Coffee 🙂 Die Belohnung lenkt jedenfalls den Fokus vom eigentlichen Ziel ab (nur zur Erinnerung: ein flüssiges und schnelles Daily Scrum) hin zum Erreichen der Belohnung. Das dieser Effekt um so stärker auftritt, wenn die Handlung ursprünglich nicht intrinsisch motiviert war, versteht sich von selbst. Belohnungen sind also kein probates Mittel, um Verspätungen dauerhaft einzudämmen.

Als Bestrafung für verspätetes Erscheinen wurden auf Twitter unter anderem die Zahlung eines kleineren Geldbetrags an einen guten Zweck oder öffentliches Singen genannt. Aber auch kleine Bestrafungen können einen ähnlich desaströsen Effekt haben, wie Belohnungen. Als Beispiel sei hier die Studie „A Fine Is A Price“ (2000: Gneezy, U. / Rustichini, A) angeführt: In einigen Kindergärten wurde eine kleine Geldstrafe für verspätetes Abholen der Kinder eingeführt. Es stiegen nicht die Anzahl der Verspätungen an, diese blieben auch auf dem fast doppeltem Niveau, nachdem die Geldstrafe wieder abgeschafft wurde. Die Autoren erklären dieses Verhalten mit einem unvollständigen Vertrag. Auf die Situation des Daily Scrums übertragen könnte das heißen, dass der unvollständige Vertrag formuliert werden kann als: „Wir treffen uns täglich zur selben Zeit und am gleichen Ort zum Daily Scrum. Dies sehen wir als richtig und wichtig an. Wenn sich jemand verspätet wird meistens auf ihn gewartet, und das wichtigste wiederholt, damit wir gemeinsam unser Sprint commitment halten können. Wenn sich die Verspätungen häufen wird aber vermutlich etwas geschehen.“ Dieses unkonkrete etwas, das geschieht, ist potentiell unerwünscht, aber sehr diffus. Dies wird durch die Geldstrafe konkretisiert, was in den Augen der Mitglieder die Geldstrafe zur schlimmstmöglichen Konsequenz macht.

Leider gibt die Studie keine Empfehlungen an die Hand, welche besseren Alternativen es gibt, den unvollständigen Vertrag zu konkretisieren.

Informierend oder Kontrollierend

Laut der kognitiven Bewertungstheorie (Cognitive Evaluation Theorie) macht es einen Unterschied, ob ein extrinsischer Faktor, wie eine Belohnung oder eine Bestrafung, als kontrollierend oder informierend wahrgenommen wird. Während sich kontrollierende Faktoren negativ auf die intrinsische Motivation auswirken (und entweder rebellisches oder angepasstes Verhalten verursachen), haben lediglich informierende Faktoren keinen negativen Einfluß auf die intrinsische Motivation. Das heißt um auf lange Sicht alle Teilnehmer zur Pünktlichkeit zu bewegen, muß das Team einen Weg finden den Zuspätkommer zu informieren, ohne den Kontrollaspekt des Feedbacks überzubetonen. Dies könnte z.B. durch Ich-Botschaften geschehen, in denen andere Teammitglieder erklären, wie sie die Situation erleben. Wenn alle damit einverstanden sind, kann die Konsequenz fürs Verspäten auch eine öffentliche Gesangseinlage sein, oder ein mitgebrachter Kuchen, oder oder oder. In jeden Fall dürfte der „konkretisierte Vertrag“ so individuell wie das Team sein.

Gibt es in Deinem Team Maßnahmen gegen Verspätungen im Daily Scrum – oder allgemein in den Scrum Meetings? Ich würde mich über Eure Kommentare freuen.

Andreas Ebbert-Karroum

Andreas Ebbert-Karroum ist Agile Principal Consultant bei codecentric und Product Owner von CenterDevice.

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Kommentare

  • Uwe Friedrichsen

    … intrinsische Motivation, extrinsische Motivation … hmm, ganz nett und da kann man gerne mal an der ein oder anderen Stelle darüber nachdenken, aber das Thema hier sehe ich wesentlich einfacher:

    1. Es gibt keine Alternative zum pünktlichen Erscheinen, denn die Akzeptanz des Daily Scrums steht und fällt aus meiner Erfahrung exponentiell mit der durchschnittlichen Zeit, die es die Team-Mitglieder von der Arbeit abhält … und dazu gehört auch eine Wartezeit. Das Daily Scrum lebt davon, dass es *kurz* ist und damit sind Verspätungen nicht akzeptabel.

    2. Wer andere wiederholt warten lässt, zeigt damit aus meiner Sicht eine mangelnde Wertschätzung den Kollegen gegenüber („Ich erachte Euch nicht als so wichtig, dass ich für Euch pünktlich sein müsste.“). „Wiederholungs“- und „Intensivtäter“ verspielen damit für mich die Grundlage, Teil des Teams zu sein, nämlich gegenseitige Wertschätzung. (Okay, ich weiß, dass ich mir an der Stelle auch immer mal wieder an die eigene Nase packen muss, aber es ärgert mich auch sehr, wenn ich es mal nicht schaffe, pünktlich zu sein und ich muss auch mit den Konsequenzen aus einem solchen Verhalten leben.)

    Man könnte jetzt noch mehr Aspekte anführen, aber das soll hier mal reichen. Strafen und Belohnungen stehen für mich damit weniger zur Debatte. Es ist einfach selbstverständlich und unabdingbar, dass man zu einem Meeting, das gerade mal ein paar Minuten dauert, auch nicht eine Minute zu spät kommt.

    Und sollte man es aus irgendeinem Grund tatsächlich mal nicht pünktlich zum Daily Scrum schaffen, kann man immer noch vorher kurz ein anderes Team-Mitglied oder den Scrum Master anrufen und Bescheid sagen, dass man es nicht schafft. In Zeiten von Handys überall sollte das kein Problem mehr sein …

  • Andreas Ebbert-Karroum

    Hallo Uwe,

    ich glaube wir brauchen nicht darüber zu streiten, dass man seine Teammitglieder nicht warten lassen sollte. Dass es für Dich unabdingbar ist weiß ich ja, und das ist auch meine Erwartung an mich und alle, mit denen ich zusammenarbeite.

    Dennoch glaube ich, dass dies in einigen Teams öfter vorkommt – aus welchen Gründen auch immer. Sonst würden ja nicht so viele Ideen kursieren über Gegenmaßnahmen.

    Andreas

  • Mirko Novakovic

    28. Juli 2010 von Mirko Novakovic

    Hallo Andreas,

    meine Meinung dazu: Strafen oder Belohnungen gehören für mich in den Kindergarten, aber nicht in ein professionelles Team.

    Frage mich gerade, wie ich es finden würde, wenn ich wüsste, dass beispielsweise der Pilot meiner Germanwings Maschine heute 50 EUR bei betterplace.org bezahlen müsste, wenn er sich nicht an den Zeitplan der Flugsicherheit hält, da er intrinsisch motiviert früher landen möchte, um zum Fußballspiel seines Sohnes zu kommen…ich möchte dem Piloten dann auch keine Ich-Botschaft senden und Ihm anbieten mir für die Lebensgefahr, in die er mich und meine Familie gebracht hat, uns beim nächsten Flug einen selbstgebackenen Kuchen mit zu bringen oder Ihm drohen, dass ich beim nächsten Flug gemeinsam mit den Passagieren ein Lied singe.

    …was ich sagen möchte: Scrum ist kein Kindergarten. Möchte ein Teammitglied nicht professionell sein und hält sich nicht an die wenigen, aber wichtigen Regeln, dann muss er sich ein Team suchen, das das akzeptiert – also kein Scrum Team 🙂

    Mirko

  • Andreas Ebbert-Karroum

    🙂

    Das Problem ist, das Teammitglied wird sich eben nicht von selbst ein anderes Team suchen.

    Andreas

  • Niklas Schlimm

    29. Juli 2010 von Niklas Schlimm

    Also ich bin voll auf der Spur vom Andreas. Wir machen jeden morgen mit ca. 10 Leuten Daily Scrum. Immer kommt der Selbe Mitarbeiter zu spät. Wir fangen trotzdem an. Ich versuche es mit Geduld und lasse auch mal die „fünf gerade sein“. Ich kann Ihn als Personalvorgesetzter ja nicht aus dem Team entfernen. Und zu streng möchte ich auch nicht sein. Das erzeugt dann eine Grundspannung im Team, die ich unbedingt zu Gunsten der Kreativität und allgemeinen Leistungsbereitschaft vermeiden möchte. Das Thema ist nicht einfach. Ich denke mir, man sollte nicht alles total pedantisch sehen. 9 von 10 Leuten sind pünktlich. Einer ist ständig zu spät und mault rum, für mich kein Problem. Ich warte so lange bis er etwas entscheidendes verpasst und vielleicht von selbst versteht, dass es sich lohnt pünktlich zu sein. Natürlich bitte ich ihn auch pünktlich zu sein, aber ich zwinge Niemanden zu irgendwas. Das ist immer mein aller letztes Mittel. Fahre ganz gut mit der „sanften“ Tour.

  • Christoph Bünte

    Ich glaube, die Motivation kann nur durch das Team selbst kommen. Gängelt das Team den zu spät kommenden auf freundliche Art ist das oft genug Motivation das nächste mal pünktlich zu kommen. Wird der zusätzliche Euro Strafe vom Team und nicht vom Scrum Master eingefordert steigt dieser Effekt. Besonders hart wird die Strafe bei 1€/Minute zu spät kommen. Aber wie im Artikel schon erwähnt, kann diese Strafe kein Ersatz sein, die Team Mitglieder zu überzeugen, dass das daily Scrum eines der wichtigsten Meetings ist.

    In Scrum we trust!

  • Marc Clemens

    30. Juli 2010 von Marc Clemens

    Ich kann Mirkos Ansicht das wir nicht im Kindergarten sind nur zustimmen. Eine Bestrafung/Belohnung von außen fällt in diese Kategorie, vor allem wo im Einzelfall ein Störung des Daily Scrum begründet sein kann.
    Es gibt akzeptable Gründe das Daily Scrum zu verpassen (bzw. zu spät zu kommen), dabei läuft es eben auf eine Abwägung der Gründe zu den „Kosten“ durch das gestörte/verpasste Daily Scrum hinaus. Das gilt natürlich nur für Einzelfälle und darf nicht zu einem Dauerzustand werden, dann sollte eine generelle Lösung gefunden werden (z.B. den Termin des Daily Scrum anpassen).
    Für die Abwägung ist es notwendig das den Teilnehmern dem Daily Scrum auch den richtigen Wert beimessen, und da liegt oft das Problem. Das Meeting dauert nur 15 min und wird jeden Tag wiederholt, die offensichtliche Halbwertzeit der Informationen ist nur einen Tag … da liegt der Gedanke gerade bei Scrum-unerfahrenere Teammitglieder nahe, das einmal Fehlen oder sogar nur 5 min Fehlen keine großen Schaden anrichtet. Hier sollte der Wert des Meeting noch mal klar gestellt (und optimaler weise auch demonstriert) werden.

  • Niklas Schlimm

    30. Juli 2010 von Niklas Schlimm

    Mein „zu-spät-kommer“ gibt sich seit unseren „Spaßbemerkungen“ zu seinen Verspätungen mehr Mühe. Heute war er pünktlich, das erste Mal!! In dem Fall scheinen die nett gemeinten Bemerkungen des Teams auszureichen. Geht fast wie von selbst. Vielleicht sollte man auch ein bischen die Unterschiede in den Charakterzügen der Leute honorieren. Der Eine braucht eben etwas länger als Andere um sich zu disziplinieren. Ich wette das mein „zu-spät-kommer“ immer wieder mal zu spät kommt. Er ist einfach nicht so diszipliniert wie andere. Aber trotzdem ein netter Kerl, der gut ins Team passt 😉 So lange das nicht einreist und alle auf einmal keine Disziplin aufbringen, ist das kein Problem in meinen Augen. Es entspannt eher die Atmosphäre. Die pünktlichen freuen sich, nie die letzten zu sein und haben dann einen „Running-Gag“ wenn der ewig letzte 2 Minuten zu spät zum Meeting kommt.

  • Andreas Ebbert-Karroum

    Hallo Niklas,

    ich denke mit Humor habt Ihr wirklich einen guten Weg gefunden, damit umzugehen! Viel Erfolg weiterhin 🙂

    Andreas

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