Cloud: Der nächste Schritt in der ECM – Evolution

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Unter einem Enterprise-Content-Management (ECM) – System versteht man eine Lösung zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und (insbesondere) Dokumenten zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. Die Ausprägungen sind dabei sehr unterschiedlich und reichen von einfachen Archivierungssystemen (z.B. für Zahlungsverkehrsbelege) bis hin zu komplexen Anwendungen mit Akten- und Postkorb-Funktionen, die eine führende Rolle in der Abwicklung der Geschäftsprozesse einnehmen.

Spannend ist die Frage, wie sich ECM-Lösungen in Bezug auf den beginnenden Hype um Cloud-Angebote entwickeln werden. Ist es bereits möglich bzw. welche Teilbereiche sind tauglich für Cloud-Lösungen ? Dieser Frage möchten wir in loser Folge in unserem Blog nachgehen und dabei einzelne Teilbereiche betrachten. Zunächst jedoch lohnt sich ein Blick zurück auf die Evolution von ECM-Lösungen.

Wenn ich die zurückliegenden 20 Jahre aus ECM-Sicht betrachte, kann ich die Schritte zum heutigen Status Quo einteilen in grob umrissene Stufen. Lust auf diese Art von Zeitreise ?
Aus meiner subjektiven Sicht stellt sich der aktuelle Stand der ECM-Evolution folgender Maßen dar:

1. Pionierphase
Zu einer Zeit, als jeder SW-Entwickler noch Cobol und Assembler beherrschte, war die Ankündigung, Papier zu scannen und zu archivieren, schier revolutionär … und elitär. Auf der einen Seiten rang man in den Anwendungen und Datenspeichern noch um den Platz für jedes Byte, auf der anderen Seite wollte man jetzt Bitmaps im Umfang von ca. 50 KB je Seite archivieren. Diese Aussicht war anfangs visionär. Die zugrunde liegende Technologie bestand u.a. aus Scannern, deren gelieferte Bildqualität einem iPhone-User heute die Schamesröte ins Gesicht treiben würde und aus Jukeboxen, die in Schrankgrösse das Datenvolumen eines heutigen USB-Sticks boten. Der typische Anwendungsfall war die Archivierung in Versicherungen. Zu den führenden Anbietern gehörten damals bereits IBM und FileNet. Diese Anbieter boten Lösungen, die aus spezifischen und aufeinander abgestimmten Hard- und Software-Produkten bestanden, die die Erfassung, Archivierung und das Retrieval von Papierdokumenten ermöglichten. Sogar ein Retrieval-Arbeitsplatz musste seinerzeit mit spezifischer Hardware (z.B. Monitor und Grafikkarte) ausgestattet werden.

2. Monolithenphase
Die Abhängigkeit von diesen spezifischen Hardwarekomponenten sank in den darauf folgenden Jahren und der rasante Preisverfall der benötigten Basis-Systeme (z.B. Netze, Storage, Monitore) führte zu einer raschen Ausbreitung von ECM- (damals eher DMS-) Systemen. Auch wenn der Einsatzzweck häufig die Archivierung blieb, so positionierten sich am Markt – insbesondere in Deutschland – zahlreiche Software-Anbieter, deren Standard-Produkte weite Anforderungen abdeckten und als Suite positioniert wurden. Typischerweise basierten diese Produkte aus Client-Server – Architekturen und brachten ein breites Funktions-Spektrum vom Scannen über Datenbanken, dem Viewer bis zur Jukebox-Steuerung mit, dieses jedoch tendenziell proprietär. Es war durchaus üblich, eigene Datenformate und/oder Datenbanken zu verwenden, und den Herstellern gelang es häufig, ihre Produkte in den Kern der Geschäftsprozesse zu platzieren. ECM-Produkte wurden von einer Luxus-Anwendung zum einem Stück Unternehmens-Infrastruktur.

3. Integrationsphase
Inzwischen hat sich eine eher integrative Sicht etabliert. Dedizierte Hardware ist – mit Ausnahme von Scannern – nicht mehr erforderlich. Web-Technologien und SOA-Architekturen haben dafür gesorgt, dass die Verwaltung und kontextsensitive Bereitstellung von Dokumenten längst nicht mehr Aufgabe eines einzelnen Produktes oder einer Suite ist, sondern sie werden als Lösung konzipiert, bei der für den Anwender ein konkretes Produkt oftmals gar nicht mehr sichtbar wird. Diese konkrete Lösung orientiert sich an den Anforderungen der Anwender und weniger an Funktionsumfängen oder -Beschränkungen eines Standardproduktes  Neben den umfänglichen Suiten haben sich eine Reihe von Nischenprodukten etabliert.

Und was jetzt ?

Wie wird das Hype-Thema Cloud sich auf ECM-Lösungen auswirken ?
Bei aller (auch meiner) Begeisterung für das Thema ist es jedoch hilfreich, sich die Motivation für das Thema Cloud immer wieder vor Augen zu führen und abzugleichen mit dem, was Anbieter denn so alles versprechen.

Die Idee der Cloud ist simpel und nur eine logische Fortsetzung der Arbeitsteilung: Teile Deine Arbeit in Einzelaufgaben und lasse sie dort und von denen machen, die es “am besten” können. “Am besten” bedeutet in hoher Qualität zu geringen Kosten, und die Teilung erfolgt eben über Unternehmensgrenzen hinweg.

Naja, seien wir ehrlich: wirklich neu ist die Grund-Idee und deren Motivation nicht: IT-Outsourcing ist seit Jahren gelebte Praxis. Ist der Hype um diesen Begriff dann gerechtfertigt ? Oder anders ausgedrückt, was ist denn eigentlich jetzt anders ? Die Unterschiede sind sicher nicht gravierend, jedoch lassen sich Cloud-Angebote aus meiner Sicht von IT-Outsourcing und Application Service Providing in folgender Hinsicht unscharf abgrenzen:

  • Ein wesentliches Merkmal von Cloud-Lösungen ist (sollte sein) ein nutzungsorientiertes, variables Preismodell. Während der klassische Outsourcer und sein Kunde zum Sizing und zur Kalkulation des Preises von minimalen und maximalen Nutzungsintensitäten ausgehen, bieten gute Cloud-Lösungen technisch und damit preislich weitaus elastischere Angebote. Man erhält und bezahlt das, was man braucht, nicht das, von dem man annahm, dass es gebraucht würde. Spürbare sprungfixe Kosten gehören damit der Vergangenheit an, die Kostenstruktur flexibilisiert sich mit dem realen Geschäftsaufkommen.
  • Die Möglichkeiten zur Kostenreduktion im Betrieb sind quantitativ nochmals deutlich höher als im klassischen Outsourcing, primär bedingt durch ein einfaches economy of scale der Anbieter.
  • Diese Reduktion führt letztendlich dazu, dass ein Unternehmen sogar Leistungen in Anspruch nehmen kann, die im konventionellem Betrieb wegen der hohen Basiskosten für Lizenzen und/oder Technologien wirtschaftlich nicht möglich wären.

Ich möchte damit den Blick auf die Vorteile fokussieren, die eine solche externe Lösung mit sich bringt: Kostenreduktion und Kostenflexibilisierung. Inhaltliche Kriterien, wie sie in einigen Werbebroschüren herausgestellt werden, primär zugrunde zu legen, halte ich nicht zielführend. Eine SaaS-Lösung konkurriert immer mit selbst betriebener Standardsoftware sowie mit Individual-Lösungen und hat inhaltlich zunächst keinen grundsätzlichen Vorteil aufzuweisen. Oder anders ausgedrückt: Jede Entscheidung erfordert – selbstverständlich – eine individuelle Bewertung. Eine gute Lösung für ein Unternehmen ist nicht deshalb gut, weil sie über SaaS angeboten wird, und eine selbst betriebene Lösung ist nicht plötzlich schlecht, nur weil die Server im Keller statt in Kassel stehen.

In unserem codecentric-Blog werden wir zukünftig in loser Folge ECM-Teilbereiche betrachten mit dem Fokus auf Cloud-Lösungen. Wir möchten uns damit beschäftigen, welche Lösungsszenarien existieren und welche Überlegungen dazu führen können, diese in Anspruch zu nehmen.

 

Christian Böhnel

Christian war in den vergangenen Jahren maßgeblich für den Aufbau des Bereiches Document Solutions verantwortlich. Gemeinsam mit seinem Team betreut er inzwischen nahezu 200 Kunden bei ihren Vorhaben zur Automation von dokumentenbasierenden Prozessen.

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Kommentare

  • Jutta

    Ich denke, dass sich die Idee der Cloud wirklich interessant isz und die weitere Entwicklung zu verfolgen wird sehr spannend sein. Wie sich ECM über die Jahre entwickelt hat ist toll!

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