Ob ein Meeting erfolgreich verläuft, hängt von vielen Faktoren ab, das richtige Format und der richtige Ort spielen dabei eine gewichtige Rolle.
Anlass für meine Überlegungen war ein Meeting, das im Kontext von mehreren zusammenarbeitenden Teams (Scrum of Scrum) stattfand. Ziel des Meetings war es, die Ergebnisse der einzelnen Teamretrospektiven abzugleichen und teamübergreifende Maßnahmen abzustimmen. Die Teams hatten in ihren Retrospektiven die anzusprechenden Maßnahmen identifiziert und ein Mitglied in das Abstimmungsmeeting delegiert. Die Delegierten haben sich in einer Ecke des offenen Arbeitsbereichs getroffen, und dort auf mehreren beweglichen Sofas Platz genommen.
Als unbeteiligter Beobachter (Chicken) habe ich dieses Abstimmungsmeeting als träge und ineffizient empfunden. Die Teilnehmer haben dem Sprechenden nur mit halbem Ohr zugehört, die Sprechenden schweiften ab und der Moderator konnte die geplante Struktur des Meetings nicht halten. Als Ergebnis wurde die Timebox überschritten, ohne das am Ende das geplante Ziel erreicht wurde. Ich glaube, dass die gewählte Form und der Ort des Meetings erheblich dazu beigetragen haben.
Besprechnungsraum, Offene Teamfläche oder gar Arbeitsplatz
Die meist genutzten Orte für Meetings sind Besprechungsräume. Dabei handelt es sich um dediziert vorgesehene, abgeschlossene Räume, meist mit für Besprechungen hilfreicher Ausstattung wie feste Beamer, Whiteboards oder Flipcharts.
Den größten Vorteil dieser Räume stellt die gute Abschirmung gegen Störungen von außen dar. Die Teilnehmer können ihre Aufmerksamkeit vollständig auf das Thema und das Meeting richten. Für Außenstehende findet so ein Meeting im stillen Kämmerlein statt. Weitere Nachteile sind eher „logistischer“ Natur. Solche Räume sind meist nicht in ausreichendem Maße vorhanden und müssen im Voraus reserviert werden. Spontane Meetings sind oft nicht möglich. Auch liegt ein verfügbarer Raum nicht immer in der Nähe der normalen Arbeitsplätze der Teilnehmer, so dass eine längere „Anreise“-Zeit benötigt wird.
Alternativen zu dedizierten Besprechungsräumen stellen ruhigere Bereiche auf offenen Flächen dar. Dabei kann es sich z. B. um einen extra dafür vorgesehenen Bereich einer Teamarbeitsfläche, die größere Kaffeeküche oder eine Ecke in der Kantine (außerhalb der Mittagzeit) handeln. Die logistische Ausstattung variiert, je nach Ort, meist sehr stark.
Ein solcher Ort erhöht die Transparenz für Außenstehende, da jeder, der vorbei kommt, zumindest sieht, dass ein Meeting stattfindet und wer daran teilnimmt. Auch eine spontane Teilnahme ist durch Dazugesellen, Zuhören und sogar Mitreden möglich. Vorzeitiges Verlassen und späteres Hinzustoßen kann ohne größere Störung erfolgen. Dies ist aber auch einer der gravierenden Nachteile. Teilnehmer werden sehr einfach von außen gestört und abgelenkt und verlieren so den Fokus auf das Meeting.
Ein sehr spezieller Ort ist der Arbeitsplatz eines oder mehrerer Teilnehmer. Logistisch hat es für die Teilnehmer durch den kurzen Weg einen Vorteil. Für die Teilnehmer ist es aber viel schwerer, sich auf das Meeting zu fokussieren, da der eigene Arbeitsplatz eine Quelle vieler Ablenkungen darstellt (Telefon, Emails, Instant-Messenger).
Meetingformate
Das Format des Meetings ist im Vergleich zum Ort mit viel weniger Restriktionen wählbar.
Die oben beschrieben Situation, bei der die Teilnehmer im Kreis auf Sofas sitzen, halte ich für ein extremeres Beispiel. Das Format erzeugt eine entspannte und lockere Atmosphäre. Was aber auch schnell zu einer trägen Beteiligung am Meeting führt. So muss ein Teilnehmer, der aktiv das Flipchart nutzen möchte, aus den tiefen Sofas aufstehen. Da ein Moderator meist steht, wird auf der „Ebene“ der Sitzenden leicht eine Nebendiskussion begonnen. Aufgrund des bequemen Sitzens dauern die Diskussionen länger.
Das absolute Gegenteil stellen dazu Stand-Up Meetings dar, in die Teilnehmer das Meeting im Kreis stehend durchführen. Dieses Format fördert meist Aufmerksamkeit für den aktuell Sprechenden und das Meeting insgesamt, da sich die Teilnehmer auf natürlich Weise dem Sprechenden zuwenden. Die Moderation erfolgt auf gleicher Augenhöhe und Diskussionen werden selten in die Länge gezogen. Auch eine aktive Beteiligung, zum Beispiel an einem Whiteboard, erfolgt mit einer sehr niedrigen Hemmschwelle durch einen einfachen Schritt in Richtung des Boards.
Fazit
Ort und Format des Meetings haben Einfluss auf Ablauf und Wirkung eines Meetings. Dessen sollte ich mir als Organisator/Moderator bewusst sein und es mir, falls möglich, für die jeweilige Situation zu nutze machen oder, falls nicht die optimale Wahl verfügbar ist, die negativen Einflüsse durch anderen Mittel kompensieren.
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Blog-Autor*in
Marc Clemens
Niederlassungsleiter Solingen
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