IBM Content Collector for SAP (formerly known as IBM CommonStore for SAP), Kofax Capture 10 und das IBM CommonStore Release Skript

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IBM Content Collector for SAP (kurz ICC/SAP) ist die Verbindung zwischen SAP ERP-Systemen und den von IBM angebotenen Archivierungslösungen IBM Content Manager, On Demand und TSM. SAP stellt eine Standardschnittstelle zur Anbindung von externen Archivsystemen mit dem Namen ArchiveLink zur Verfügung. ICC/SAP ist von SAP für diese Schnittstelle zertifiziert.

Die Verarbeitung von mit Kofax Capture erfassten Dokumenten in Zusammenspiel mit ICC/SAP, dem Archiv Content Manager und einem SAP-System kann mit den ausgelieferten Standardkomponenten erfolgen. Allerdings ist die Handhabung der Werkzeuge für die Anwender etwas unkomfortabel. Bevor ich auf einige Optimierungen mit frei verfügbaren Komponenten eingehe, muss ich kurz die am häufigsten genutzten Erfassungsszenarien beschreiben.

Zwei häufige Anwendungsszenarien beim Einsatz von ArchiveLink sind:

1. Das sogenannte ’späte Scannen‘ mit Barcodes

Hierbei wird die Verarbeitung von Eingangsdokumenten wie gehabt per Papier durchgeführt und erst nach erfolgter Verarbeitung/Verbuchung erfolgt das Scannen und die Ablage im Archiv. Dazu wird nach dem Posteingang ein Barcode auf das Papierdokument geklebt. Der Barcodewert muss nur eindeutig sein, enthält aber keine geschäftsrelevanten Informationen.

Beim Verbuchen im SAP-System wird der Anwender nach dem Barcode gefragt. Dieser Wert kann nun manuell oder mit einem Barcodeleser eingegeben werden. Das SAP-System kennt nach der Verbuchung die SAP-Belegnummer und den Barcodewert.

Beim Scannen und anschließender Ablage im Archiv wird vom Archiv für jedes Dokument eine eindeutige Dokumenten-ID generiert. Diese ID wird zusammen mit dem beim Scannen gelesenen Barcode an das SAP-System gesendet. Über den Barcodewert stellt sich das SAP-System das Paar SAP-Belegnummer/Dokumenten-ID zusammen und kann danach zu dem SAP-Beleg bei Bedarf den archivierten Originalbeleg anzeigen.

Dieses sogenannte ’späte Scannen‘ mit Barcodes hat den Vorteil, dass der gewohnte Geschäftsprozess, der auf dem Papierdokument beruht, nicht geändert werden muss. Eine Optimierung des Geschäftsprozesses ist so allerdings nicht möglich. Diese Möglichkeit eröffnet aber das zweite Anwendungsszenario:

2. Das sogenannte ‚frühe Scannen‘ vor der Verbuchung

Hier erfolgt das Scannen des Papierdokuments als erster Schritt in der Verarbeitungskette.

Das gescannte Dokument wird sofort archiviert und im SAP-System wird in der Inbox des Sachbearbeiters ein Workitem angelegt. Hinter diesem Workitem kann ein beliebig komplexer SAP-Workflow oder auch nur eine einzelne Verbuchungstransaktion stehen. Da das Workitem eine Verknüpfung zum archivierten Beleg enthält, kann die komplette Verarbeitung mit dem archivierten digitalisierten Dokument erfolgen. Das Papierdokument wird nicht mehr benötigt.

Am Beispiel des ‚frühen Scannens‘ möchte ich jetzt das Vorgehen bei Einsatz der Standardprodukte vorstellen. Im Einsatz sind:

– Kofax Capture 10 als Erfassungslösung

– IBM Content Manager 8.4 als Archivsystem

– SAP ERP-System

– IBM ICC/SAP als Schnittstelle zwischen Archiv und SAP ERP-System

Die typischen Arbeitsschritte beim frühen Scannen:

1. Scannen mit Kofax Capture

2. Ablage der digitalisierten Dokument über ein Kofax Capture Exportmodul in einen Ordner im Dateisystem

3. Starten des IBM ICC/SAP Archivierungsclients mit Anwahl des Ordners aus 2.

4. Starten des SAPGUI und Aufruf Transaktion oawd

5. Start der Verarbeitung in oawd:

 – SAPGUI kommuniziert mit dem ICC/SAP Archivierungsclient

 – ICC/SAP Archivierungsclient archiviert die Belege aus dem Ordner im Content Manager

 – Anlage von Workitem(s) in der SAP Inbox mit Vernüpfung zu den archivierten Dokumenten

Diese Vorgehensweise funktioniert und ist das normale Vorgehen mit den verfügbaren Standardkomponenten der verwendeten Produkte. Allerdings ist die Anzahl der durchzuführenden manuellen Tätigkeiten sicher nicht optimal.

 

Doch seit langer Zeit gibt es bei Kofax ein frei herunterladbares Stück Software (inklusive Quellcode), welches das obige Vorgehen auf eine einzige Aktion reduziert. Wie zu erwarten, gibt es aber einen Haken: Die Software ist uralt, COM-basiert und wurde zu Zeiten von Ascent Capture 6 entwickelt. Es handelt sich um das ‚IBM CommonStore Release Skript‘. CommonStore/SAP ist der alte Name von ICC/SAP und bietet die gleiche ArchiveLink Funktionalität.

Die obigen Aktionen reduzieren sich mit diesem Stück Software auf eine einzige Aktion:

  • Scannen mit Kofax Capture!

… und kurz warten bis das Workitem in SAP erscheint.

Das CommonStore Release Skript ist ein Kofax Capure Export Modul, in dem neben dem ‚frühen Scannen‘ auch das eingangs beschriebene ’späte Scannen mit Barcode‘ unterstützt wird. Alle notwendigen Informationen über das Archiv und die SAP-Einstellungen können in der Kofax Capture Verwaltung des CommonStore Release Skripts administriert werden.

Das Skript inklusive Quellcode und Dokumentation kann auf der folgenden Kofax-Seite heruntergeladen werden:

http://services.kofax.com/support/products/export-connectors/

 

Aufgrund seines Alters passt das Skript nicht mehr direkt in die aktuelle Kofax Capture Struktur seit Kofax Capture 8. Folgendes Vorgehen ermöglicht trotzdem eine Nutzung des Skripts auch mit der aktuellen Kofax Capture Version 10.1:

1. Sie benötigen die Datei KFXVAR.DLL aus einer Kofax Capture 8 Installation.

2. Kopieren Sie diese Datei in das bin-Verzeichnis der aktuellen Kofax Capture Version

3. Die Dateien mscomct2.ocx, mscomctl.ocx und tabctl32.ocx müssen (falls nicht bereits vorhanden) in das system32 von Windows kopiert und dort mit regsvr32 registriert werden.

4. Starten Sie die Installation des CommonStore Release Skripts.

5. Die Installation erfolgt standardmäßig in einem Ordner C:\Program Files (x86)\Ascent (von diesem Verzeichnis wird im Folgenden ausgegangen). Sie können den Installationspfad ändern, ABER bitte nicht in das aktuelle Verzeichnis der Kofax Capture Installation legen, da sonst aktuelle Dateien mit alten Versionen überschrieben werden!

6. Da die Installation einige Dateien in einer veralteten Version registriert hat, müssen Sie noch folgende Schritte durchführen, da sonst die Kofax Capture Exportmodule nicht mehr funktionieren:

Nach der Installation gibt es im Installationspfad C:\Program Files (x86)\Ascent\Cap\Bin die folgenden Dateien:

  • CAPCntnr4.ocx
  • CapLib4.dll
  • CAPLinks4.ocx
  • CAPPdf4.ocx
  • Notifier.dll
  • PdfLib4.dll

Bis auf CAPCntnr4.ocx bitte alle Dateien mit regsvr32 /u …. deregistrieren.

Im Installationspfad von Kofax Capture 10 C:\Program Files (x86)\Kofax\Capture\CAP\Bin die dort vorhandenen Dateien:

  • CapLib4.dll
  • CAPLinks4.ocx
  • CAPPdf4.ocx
  • Notifier.dll
  • PdfLib4.dll

mit regsvr32 registrieren.

7. Sollte der ICC/SAP Archivierungsclient nicht auf der Kofax Capure Export Workstation installiert sein, müssen Sie noch die Datei csclient.dll in das system32-Verzeichnis von Windows kopieren. Sie finden diese Datei im Installationspfad des Archivierungsclients.

 

Die oben beschriebene Vorgehensweise ist zwar etwas umständlich, aber nur einmalig auf den Export-Workstations von Kofax Capture durchzuführen. Der Gewinn auf Anwenderseite und die Verringerung von Fehlbedienungen ist allerdings enorm. Solche Installationen laufen seit Jahren stabil und die Anwender sind damit hochzufrieden.

Allerdings leistet Kofax bei Problemen mit diesem Release Skript keinen Support  (Zitat von der Kofax Seite): >>Freeware export connectors are available „as is,“ and include source code. Kofax does not support freeware connectors.>>

Jürgen Voss

Jürgen Voss unterstützt unsere Kunden bei der Erfassung von Eingangsdokumenten, deren Klassifikation samt Datenextraktion und anschließendem Starten der Geschäftsprozesse.

Die erfassten Dokumente werden dabei in Dokumentenmanagement-systemen wie CenterDevice oder Archivsystemen sicher abgelegt. Dazu zählt auch die E-Mail-Archivierung und die Ablage über die SAP-Archivierungsschnittstelle ArchiveLink.

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