CenterDevice und CenterScan – Scannen, Erkennen und sichere Ablage

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CenterDevice ist ein Cloud-basiertes, professionelles Dokumentenmanagement- und Online-Collaboration-System. Im codecentric-Blog-Artikel CenterDevice und Kofax Capture – Integration out of the box wurde die einfache Integration von CenterDevice und der Erfassungslösung Kofax Capture beschrieben.

Allerdings ist Kofax Capture eher für das Massenscannen in Produktionsumgebungen gedacht, und daher muss zunächst auch in die entsprechende Scan-Infrastruktur investiert werden. Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche von Kofax Capture natürlich an diese Umgebung angepasst und hat wenig mit dem „Look and Feel“ moderner Cloud-Anwendungen wie CenterDevice gemeinsam.

In vielen Unternehmen oder im Privatbereich werden allerdings auch „kleinere“ Tischscanner genutzt, die oft mit mitgelieferten Anwendungen betrieben werden. Diese Anwendungen speichern die Dokumente nach dem Scanvorgang im Dateisystem ab, und der Anwender muss sich danach selbst um die Indizierung und die Ablage der Dokumente kümmern.

Die Anwendung CenterScan bietet eine integrierte Lösung für diese Anwendungsfälle:

– Look and Feel wie CenterDevice
– Automatische oder manuelle Indizierung
– Sichere Ablage in CenterDevice

CenterScan wurde von der codecentric entwickelt und ist über die CenterDevice-API nahtlos in CenterDevice integriert.

CenterScan kann jeden Scanner nutzen, der über einen TWAIN oder WIA-Treiber verfügt. Mit CenterScan können die Dokumente nach dem Scanvorgang automatisch in CenterDevice-Sammlungen hochgeladen werden. Dies geschieht über Scan-Profile, die vor dem Scanvorgang ausgewählt werden. In diesem Szenario sind die Dokumente ohne weitere Interaktion direkt nach dem Scannen in CenterDevice in der Sammlung verfügbar und natürlich auch Volltext-recherierbar.

Alternativ kennt CenterScan auch weitere manuelle Modi, in denen die Dokumente nicht direkt nach CenterDevice geladen werden, sondern zunächst zur Indizierung angeboten werden. Sie können hier Ihre CenterDevice-Sammlungen selbst auswählen und auch CenterDevice-Tags vergeben. Darüber hinaus bietet CenterScan die Option, eine Texterkennung über die erfassten Seiten laufen zu lassen und Teile dieses OCR-Ergebnisses per Mausklick als Attributwerte an das Dokument zu hängen.

 

Hier einige Screenshots der verschiedenen manuellen Modi:

Nach dem Ende des Scanvorgangs werden zunächst alle noch nicht nach CenterDevice hochgeladenen Dokumente angezeigt:

Ein Doppelklick öffnet ein Dokument zur Überprüfung/Indizierung.

Auf der rechten Seite werden die möglichen Indizierungsoptionen eingeblendet:

Unter dem Punkt „Sammlungen verwalten“ können Sie eine oder mehrere Ihrer in CenterDevice vorhandenen Sammlungen für das Dokument auswählen:

Entsprechend ermöglicht es Ihnen der Punkt „Tags verwalten“ einige Ihrer in CenterDevice existierenden Tags für das Dokument auszuwählen oder auch neue Tags zu erstellen:

Schließlich können Sie den Punkt „Attribute verwalten“ nutzen, um weitere Metadaten an das Dokument zu hängen.  Die Daten können Sie manuell eingeben, oder Sie nutzen die OCR-Funktionalität von CenterScan, um die Daten per Mausklick aus dem Dokument zu übernehmen. Die von der OCR gelesenen Worte werden dann rot markiert und können per Mausklick als Attributwert übernommen werden (im unteren Beispiel 1000003422):

Direkt nach dem Hochladen nach CenterDevice stehen die Dokumente auch hier in den ausgewählten Sammlungen mit den optionalen Tags und Attributen zur Verfügung. Selbstverständlich ist auch die Volltextsuche in den Dokumenten über die CenterDevice-Clients möglich.

Die Einstellungen der Scanparameter erfolgen unter CenterScan über Optionen des TWAIN/WIA-Treibers:

Das Handbuch mit weiteren Details zu CenterScan erhalten Sie über die folgende CenterDevice-Verknüpfung:
Handbuch CenterScan

 

 

Jürgen Voss

Jürgen Voss unterstützt unsere Kunden bei der Erfassung von Eingangsdokumenten, deren Klassifikation samt Datenextraktion und anschließendem Starten der Geschäftsprozesse.

Die erfassten Dokumente werden dabei in Dokumentenmanagement-systemen wie CenterDevice oder Archivsystemen sicher abgelegt. Dazu zählt auch die E-Mail-Archivierung und die Ablage über die SAP-Archivierungsschnittstelle ArchiveLink.

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