Einführung und erste Schritte in Kofax Total Agility

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Kofax Total Agility (KTA) ist ein und wahrscheinlich das führende Produkt in der First Mile™ Strategie von Kofax. Diese Strategie beinhaltet eine Vereinfachung und Verbesserung hinsichtlich der ersten Schritte eines Geschäftsfalls. KTA kann man als eine vielseitige Workflow – Plattform verstehen, die Lösungen für Benutzereingaben anbietet und weitere Stärken im Bereich des Input – Managements und der Digitalisierung besitzt.
Zusätzlich zu den Vorzügen einer schnellen Reaktion auf disruptive Märkte und den kontinuierlich ändernden Anforderungen, welche von einer Workflow – Lösung abgebildet werden können, beinhaltet KTA eine Integration von mobilen Geräten, Reporting und mächtigen Werkzeugen für eine automatische Klassifikation, Separation und Extraktion von Dokumenten.
Die bereits etablierten und bekannten Produkte Kofax Capture (KC), Kofax Transformation Modules (KTM) und Kofax Import Connector (KIC) sind ebenfalls in KTA enthalten. Es existieren darüber hinaus Features und Schnittstellen für die Integration in Sharepoint, E-Signatures und Robotic Process Automation (RPA / Kofax Kapow).  Zufolge den Analysten von Forrester ist Kofax führend im Markt im Bereich des Multi – Channel – Capture  (MCC) und in der Führungsgruppe für Smart Process Applications (SPA). Dieser Artikel wird Ihnen einen ersten Eindruck zu KTA geben, weitere folgende Artikel werden die unterschiedlichen Aspekte eingehender beleuchten.

Arbeiten in KTA – Szenario

Ein typischer erster Schritt ist den Workflow bzw. Prozess selbst im System für Ihren Anwendungsfall zu definieren. In unserem Szenario werden wir zeigen, wie eine eingehende E-Mail erkannt (ähnlich dem Kofax Import Connector) wird, deren Anhänge ermittelt werden und darauf ein Job eines definierten Prozesses erzeugt wird. Danach kann mit diesem Dokument gearbeitet werden, wie auch immer es der Anwendungsfall verlangt.

Erkennen und Importieren von E-Mails – ein möglicher Weg Daten zu importieren

Nach dem Einloggen in KTA werden Sie dieses Portal sehen.

Kofax portal

  • Der “Process Designer” ist der Bereich für die Erzeugung und Modellierung der Prozesse.
  • Der Menüeintrag “Form Designer” ist für alle Themen bezogen auf das User – Interface (UI) zuständig. Hier können Sie Dialoge erzeugen, teilweise sogar automatisch auf Basis Ihrer definierten Prozessschritte, und die Dialoge entsprechend Ihres Bedarfs anpassen.
  • “Resources” dient der Verwaltung von in- oder externen Benutzern und Benutzergruppen. Dies ermöglicht eine detailierte Steuerung von Authorisierung und Authentifizierung, da auch Teilbereiche eines Prozesses oder sogar einer Form hinsichtlich des Zugriffs eingeschränkt werden können.
  • In “Data” können allgemeine (globale) Entitäten, vor allem auch Klassifikations- und Extraktionsgruppen, die wichtiger für die folgenden Artikel über Dokumenterkennung – und extraktion sind, angelegt werden.
  • “Business Monitoring” ist größtenteils für das reine Reporting, aber nicht nur. Man kann dort ebenfalls Ereignisse definieren und diese in den Workflows nutzen.
  • “Integration” beinhaltet mehr Schnittstellen zu externen System als die Beschreibung zeigt.
    Schnittstellen für Integration
  • Zusätzlich zu den in der Beschreibung genannten Punkten können Sie in “System Settings” Ausführungspläne für Jobs und Systemaufgaben definieren. Wir nutzen dies oft um das System sauber zu halten, z.B. durch kontinuierliches und automatisches Löschen von Dokumenten und Jobs nach einer definierten Aufbewahrungszeit.
  • “Packages” stellt den Bereich für Deployments und Delivery dar. Es existieren mehrere Wege eine Version eines Workflows auf ein anderes System zu übertragen, jedoch die Verwendung der in “Packages” vorhandenen Funktionen ermöglicht ein komplettes in sich geschlossenes Paket zu erstellen, inklusive weiterer Abhängigkeiten und einer Versionierung.

Auswahl des Prozesstypen – die erste Entscheidung

In KTA unterscheidet man zwischen zwei Haupttypen bei Prozessen bzw. Workflows – ein Business Case oder ein Business Process (job). Diese werden auch Projekttypen genannt.

Um diese Typen vergleichen und bewerten zu können, schauen Sie sich bitte folgende Fragen an, die Sie dann für sich gewichten können.

  1. Ist der Prozess hauptsächlich automatisiert? Wenn ja, wählen Sie einen Business Process.
  2. Ist der Prozess situativ und unvorhersehbar, weil die Entscheidung von Benutzern benötigt wird? Wenn ja, wählen Sie einen Business Case.
  3. Ist der Prozess zum Zeitpunkt der Erstellung klar definiert? Wenn ja, wählen Sie einen Business Process.
  4. Ist der Prozess wahrscheinlich länger im System? Wenn ja, wählen Sie einen Business Case.
  5. Ist der Prozess wiederverwendbar? Wenn ja, wählen Sie einen Business Process.
  6. Ist der Prozess zwingend erforderlich für einen anderen? Wenn ja, wählen Sie einen Business Case.

Prozesstypen

Der aufmerksame Leser bemerkt, dass dort noch weitere Entitäten angegeben sind: “Case fragments”, “Skins” und “Business Rules”. Diese sind Unterarten der Hauptprozesstypen.
Ein “Case Fragment” ist ein optionaler oder zwingend notwendiger Teil eines Prozesses, der nicht wiederverwendbar und gebunden an die “Case Definition” ist.
Ein “Skin” ist ein Prozess, der alle Einstellungen hinsichtlich SLAs, Variablen und der Prozessdefinition, die als Template dann gesetzt sind, erbt. Im erbenden Prozess können dann einzelne Aspekte angepasst werden. Dies findet häufig Verwendung für länder-, filialen- oder abteilungsbezogene Prozesse, die sich in den meisten Punkten ähneln. Da sich die meisten Dinge dann nicht unterscheiden, muss kein komplett neuer Prozess entwickelt, sondern nur minimale Anpassungen im jeweiligen „Skin“ durchgeführt werden.
Eine “Business Rule” ist ein voll automatisierter Prozess, der immer eine Eingabe hat und eine Ausgabe generiert und diese an den Aufrufenden (Prozess/Dialog) zurückgibt. Es existiert keine Benutzerschnittstelle in diesem Fall. Intern wird dieser Prozess auf Performanz kompiliert. Ein Beispiel für die Anwendung solch einer „Business Rule“ kann eine Validierungsroutine bis hin zu einer komplexen automatischen Entscheidungsfindung sein. Diese Art eines Prozesses ist wiederverwendbar in Forms und anderen Prozessen.

Workflowelemente – vertraut, oder?

Während des Erstellens eines Workflows sind 4 Elemente verfügbar:

  1. Startpunkt
  2. Entscheidung
  3. Workflowschritt
  4. Endpunkt

Ok, ok, wenn man sehr genau sein will, kann man die Linie zum Verbinden der Workflowelemente als fünftes Element zählen. 😉

Nach dem Erzeugen eines Prozesses sind genau diese Elemente direkt in der Oberfläche verfügbar. Wenn Sie bereits Erfahrung mit einer Form der Geschäftsprozessmodellierung (BPMN) oder im Umfeld von „erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten“ (eEPK) haben, wird Ihnen die Erscheinung vertraut vorkommen.

Arbeiten mit KTA – Der erste Workflow

Um einen Workflow zu erzeugen, der später mit Dokumenten arbeiten kann, muss man sich nicht um die Herkunft dieser kümmern. Auch wenn in diesem Beispiel der Prozess den Namen „Email retrieve” hat, ist dies eine allgemeine Logik, die auf unterschiedliche Quellen angewendet werden kann.

Workflowerzeugung

Wenn der Prozess startet, wird sofort geprüft, ob Dokumente existieren. Wenn dies nicht der Fall ist, wird eine E-Mail an einen entsprechenden Empfänger gesendet.

Diese Entscheidung wird wie folgt dargestellt und konfiguriert:

Entscheidung

Nur der positive Zweig wird explizit konfiguriert, aber wenn Sie einen Fall mit mehreren Entscheidungswegen haben, können Sie statt eines Entscheidungselements eine sogenannte “Branching rule” nehmen.
Um zu prüfen, ob nun Dokumente für diesen Job verfügbar sind, tragen Sie einfach folgenden Ausdruck in den gezeigten Bereich ein:

Bedingung in Entscheidung

KTA bietet in nahezu jeder Eingabe Hilfe in Form solcher hier gezeigten Icons. Diese Symbole zeigen die für das Arbeiten in diesem Kontext verfügbaren:
1. Variablen
2. Dokumentsets
3. Dokumenttypen

Durch die Auswahl eines Icons öffnet sich die Navigation automatisch für den ausgewählten Typ und erlaubt Ihnen die entsprechende Entität / Parameter mittels Drag und Drop in die Box zu ziehen. Diese Art der Navigation ist im System durchgängig vorhanden. Neben jeder Eingabemöglichkeit finden Sie diverse Icons mit denen Sie sehen können, welche Eingaben erwartet bzw. möglich sind.

Im Fall von nicht existierenden Dokumenten, soll eine E-Mail generiert und vom System gesendet werden. Dies ist einfach dadurch zu konfigurieren, dass man einen Workflowschritt vom Typ E-Mail definiert:

Definition Email

In dem Konfigurations- und fortgeschrittenem Einstellungsbereich können Sie die E-Mailinformationen befüllen. Beachten Sie bitte hierbei, dass Sie für jede Eingabe auch u.a. Variablen setzen können, wie es am Beispiel des Empfängers („To“) zu sehen ist.

Setzen der Emailinformationen

Im positiven Fall des Jobs wollen wir jeden Anhang bzw. jedes Dokument in ein gut bearbeitbares Format transformieren. (Sie sind nicht limitiert auf dieses eine Format und können jederzeit das Original oder auch ein anderes Format verwenden).

Transformation in ein anderes Bildformat

Um dies zu erreichen, definieren Sie einfach den entsprechenden Workflowschritt als Typ „Image Processing“, setzen den Eingangsordner, der normalerweise eine interne definierte Variable ist und setzen ein VRS – Profil (virtual rescan).

Der letzte Schritt in unserem Prozess ist einen Unterprozess aufzurufen.

Erzeugung eines Subjobs

Hierzu wählen Sie einfach den Zielprozess aus und setzen die benötigten und gewollten Variablen in die Eingangsfelder. Die Eingangsfelder des Zielprozesses sind dadurch definiert, dass diese mit „Initialization“ markiert sind.

Initialisierungsvariablen

Und was ist mit Benutzeroberflächen? – Automatisierte Erzeugung von Dialogen

Basierend auf der Definition von Prozessen und den einzelnen Prozessschritten kann KTA Dialoge automatisch erzeugen. Jedes Mal, wenn ein Prozessschritt als Interaktion mit einem Benutzer definiert wird, ist dies dem System direkt bekannt.

Beispiel:

Automatische Generation von Dialogen

Wenn Sie sich die einzelnen Prozessschritte anschauen, werden Sie bemerken, dass manche ein Icon für eine Personperson icon oder eine automatisierte Aktivitätaktivität icon haben. Typische Schritte für Benutzerinteraktionen sind die, die aus dem Bereich der Dokumentverarbeitung kommen: Scannen, Klassifikation, Verifikation und Validierung, aber durch die Auswahl einer normalen Aktivität können Sie jederzeit im System definieren, dass ein Dialog benötigt wird.

Um Dialoge automatisch zu generieren, navigieren Sie einfach zum “Forms Designer”. Dort werden Sie folgende Auswahl vorfinden:

Forms Designer

Abhängig von Ihrer Auswahl, können Sie eine oder alle Dialoge zu einem oder auch mehreren Prozessen erzeugen:

Erzeugung von Dialogen für einen Prozess

Durch die Angabe der jeweiligen Prozesse kann KTA die Prozessschritte, die eine Benutzereingabe benötigen, automatisch identifizieren und dem jeweiligen Schritt einen Dialog zuordnen. Basierend auf dem Typ des Schritts, z.B. “Scan”, wird direkt ein auf einem Template basierender Dialog erzeugt. Nach der Erzeugung sind diese Dialoge direkt aufruf- und verfügbar im Browser.

Ein Standarddialog fürs Scannen sieht zum Beispiel in etwa so aus (sollte für Benutzer von Kofax Capture sehr vertraut sein):

standard scan dialog

Sie können die Anzeigesprache Ihrer Umgebung natürlich definieren oder generisch für einen multinationalen Einsatz halten. Dann prüft KTA die Ortsinformationen Ihres Browsers und setzt die entsprechende Sprache für die Beschreibungen. Sie können auch einen Standard definieren, der genommen wird, wenn die angeforderte Sprache nicht vorhanden ist (Wahrscheinlich aufgrund eines fehlenden Sprachpakets, das man nachinstallieren kann).

Customizing und corporate identity  – Oder wie man Dialoge ohne Programmierungskenntnisse anpassen kann

Generell findet der Zugriff auf Dialoge über eine URL statt, die in KTA durch die „Site“ definiert ist. Über die “Site” können Sie Standards hinsichtlich der Darstellung für unterschiedliche Endgeräte (Webbrowser, Tablet, Mobiltelefon) definieren. Jeder Dialog kann jedoch dessen Verhalten noch einmal explizit selbst definieren, bzw. es können die allgemeinen Einstellungen überschrieben werden. Zum Beispiel können Sie in einem Dialog definieren, ob der Kopfbereich ein- oder ausgeblendet oder ob gar ein anderer verwendet werden soll.

Siteeinstellungen

Der Standard für die Anmeldung in KTA sieht so aus:

standard anmeldemaske

Natürlich können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Dialoge frei anpassen, auch mit den Werkzeugen von KTA selbst. Sie können zu dem Dialog im System navigieren und diesen im „Form designer“ öffnen.

Im Designer kann man Kontrollelemente und Events definieren, diese dem Dialog hinzufügen und die Darstellung des Dialoges ändern.

ändern der anmeldemaske

Folgendes Beispiel ist ein geänderter Dialog, der aber auf der Standardanmeldemaske basiert, jedoch stark hinsichtlich der Darstellung überarbeitet wurde. Wenn Sie auf die dargestellte Struktur schauen, ist es ein guter Ansatz in Richtung eines „Gridbaglayouts“ oder eines Schachbretts zu denken. Ich würde empfehlen Zeilen zu definieren und in diesen Zellen. Dies erlaubt Ihnen mit kleinen kontrollierbaren Einheiten zu arbeiten und eine klare Struktur für spätere Änderungen bzw. Wartung zu haben. In diesem Beispiel wurden Bilder für den Hintergrund und auch Vordergrund definiert, so dass das Login ähnlich diesem aussehen würde:

angepasste anmeldemaske

Schlussfolgerung – und vielleicht eine Vision

KTA ist nicht nur eine ausgereifte Business Intelligence (BI) Lösung und eine Workflowengine. Viel mehr ist KTA auch eine Plattform, die begründet durch die Historie von Kofax, ein ausgereiftes Werkzeug für das Input – Management ist. Sie benötigen keine Programmierkenntnisse um Ihre Geschäftsprozesse von Grund auf zu erstellen und zu verwalten (Natürlich würde etwas Javascript oder C# helfen 😉 ). KTA ist leicht zu integrieren, kann aber ebenfalls als Standalone – System betrieben werden. Ohne großen Aufwand können z.B. Kofax Kapow (robotic process automation),  andere Datenbanken, Sharepoint und E-Mailserver / -accounts eingebunden werden. KTA ist somit also eine Sammlung der von Kofax schon bereits produktiv verbreiteten Produkte (KC, KTM und KIC) plus einer ausgereiften Workflowengine, die dabei helfen kann Geschäftsprozesse für disruptive Märkte zu erstellen und zu ändern.

Wir verwenden bereits KTA in Projekten mit unterschiedlichen Zielen und nutzen dort unterschiedliche Werkzeuge der Produktpalette. Es ist möglich mit dem System über generierte oder auch selbstgeschriebene Dialoge zu kommunizieren oder aber auch über z.B. ein REST – Services. In den folgenden Artikeln werden wir einen detaillierteren Blick auf die einzelnen Bereiche von KTA werfen.

 

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