Ein bekanntes Tool von Kanban ist das sog. Kanban Board. Es hat mehrere Spalten, die den Weg eines Items vom Start bis zur Fertigstellung markieren. In der einfachsten Form findet man beispielsweise die Spalten To Do, In Progress und Done. Leider hört damit der Zweck des Boards bei vielen Teams bereits auf. Der einzige Mehrwert, den so ein Board bietet, ist die Information, wo sich ein Ticket momentan befindet und wie viele noch zu erledigen sind.
Dabei bietet das Kanban Board noch viel mehr Optimierungspotential für Teams. In diesem Artikel beschreibe ich kurz, wie man das Kanban Board optimal einsetzen kann.
Das Ziel des Kanban Boards
Ein Kanban Board ist ein Instrument, um den Workflow transparent zu machen und zu beschleunigen. Das bedeutet, es hilft dabei, Stellen im Arbeitsprozess zu finden, die unnötig viel Zeit verbrauchen. Häufig sind das Wartezeiten, zu denen niemand am Item arbeitet. Laut Statistiken entsteht in der Software-Entwicklung ca. 85% Wartezeit und nur 15% der Zeit wird an einem Ticket gearbeitet.
Um herauszufinden, wo die Zeitfresser sind, müssen wir zwei wichtige Voraussetzungen schaffen:
1. Detaillierte Spalten
Je detaillierter die Spalten, desto leichter sieht man, was wirklich an einem Ticket gemacht wird. Statt nur eine Spalte mit „In Progress“ zu haben, wären sinnvolle weitere Spalten vermutlich: Implementing, Waiting for Review, Review, Waiting for QA, Testing, Waiting for Deployment etc.
Die „Waiting“-Spalten zeigen schon im Namen, dass hier so wenig Zeit wie möglich verbraucht werden sollte. Apropos Zeiten, das führt uns zur zweiten Voraussetzung.
2. Zeit pro Spalte messen
Wenn wir die Zeiten in jeder Spalte nicht messen, können wir auch nicht wissen, wo unsere Produktivität auf der Strecke bleibt. Tools wie JIRA messen diese Zeiten automatisch und man kann sie sich im „Kontroll-Diagramm“-Bericht mit etwas Aufwand anschauen. Leichter geht es mit Plug-ins wie z. B. ActionableAgile.
Metriken auswerten und Maßnahmen ergreifen
Wenn wir nun wissen, wo unsere Zeit bei der Entwicklung verloren geht, müssen wir natürlich Maßnahmen diskutieren, um die Wartezeit zu reduzieren. Hier gibt es leider keine One-fits-all Lösung. Aber folgende Liste soll ein paar Anregungen geben:
Wenn eine Person nicht hinterherkommt, die sich stapelnden Tickets abzuarbeiten, sollte man über die Umverteilung der Rollen nachdenken. Das bedeutet, weitere Personen sollten unterstützen, damit die Arbeitslast weniger wird.
Müssen alle Arbeiten wirklich manuell gemacht werden oder lassen sich einige Schritte automatisieren und somit beschleunigen?
Warten die meisten Tickets unbearbeitet in der Review-Spalte, weil niemand sich die Zeit nimmt, diese zu reviewen, dann ist das ein Thema für die Retro. Eine Vereinbarung könnte sein, dass nach jeder Pause am Tag zunächst geschaut wird, ob ein Ticket im Review wartet, statt an seinem eigenen Task weiterzuarbeiten.
Warten Tickets aufgrund von Abhängigkeiten zu anderen Teams, auf die man keinen Einfluss hat, muss dieses strukturelle Problem weiter oben in der Hierarchie gelöst werden. Teams sollten so unabhängig wie möglich arbeiten können. Sonst ist keine Geschwindigkeit möglich. Das Kanban Board kann als Argumentationsgrundlage super Dienste erweisen.
Teilweise wird die produktive Arbeit an Tickets verlangsamt durch zu viele Context Switches. Immer wenn wir uns neu in ein Thema eindenken müssen, vergeuden wir wertvolle Zeit. Daher sollten wir Phasen im Arbeitsablauf schaffen, wo keine Meetings den Ablauf unterbrechen. Ideale Zeiten für Meetings sind sehr früh, sehr spät oder zur Mittagszeit, also immer dann, wenn sowieso längere Pausen am Tag anstehen. Damit bleibt zwischendurch genug Zeit für stundenlange vertiefte Programmier-Sessions.
Es gibt sicherlich noch unzählige weitere Ursachen und Maßnahmen für einen langsamen Workflow. Ich wäre gespannt, von deinen Erfahrungen zu hören und freue mich über eine Nachricht oder ein „Like“.
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von René Bohrenfeldt
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Blog-Autor*in
René Bohrenfeldt
Scrum Master | Developer
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