Eine Standardaufgabe in vielen Unternehmen ist die Digitalisierung von eingehenden Papier-, Fax- und EMail-Dokumenten, deren Klassifizierung, Datenextraktion, sowie die sichere Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem.
In diesem Artikel soll kurz skizziert werden, wie eine solche Lösung mithilfe der im Titel aufgeführten Standardanwendungen nur durch Installation und Konfiguration aufgebaut werden kann.
Zunächst folgt eine kurze Erläuterung der Produkte:
CenterDevice
CenterDevice ist ein Cloud-basiertes professionelles Dokumentenmanagement- und Online-Collaboration-System.
Im CenterDevice Cloud DMS kommen alle Dokumente eines Unternehmens zusammen. Die Cloud-Lösung erleichtert das Finden, Teilen und Verwalten von Dokumenten. Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert und per Mausklick verteilt. Daten können über Schlagworte und Sammlungen strukturiert werden, und über die Volltextsuche lässt sich jede Datei schnell wiederfinden. Weitere Details finden Sie hier .
Kofax Capture
Kofax Capture automatisiert und beschleunigt Geschäftsprozesse, indem es Papierunterlagen und Formulare beliebiger Art erfasst, in zuverlässige, jederzeit abrufbare Informationen umwandelt und die Informationen an Ihre Geschäftsanwendungen, -prozesse und -Workflows – in unserem Falle an CenterDevice – übergibt. Weitere Details finden Sie hier .
Kofax Transformation Modules
(optionaler Zusatz zu Kofax Capture)
Kofax Transformation Modules (KTM) erweitert Kofax Capture um eine automatische Dokumentenklassifizierung, sowie Datenextraktion und -validierung. Weitere Details finden Sie hier .
Die Lösung
In diesem einfachen Beispiel-Szenario sollen eingehende Lieferscheine und Rechnungen digitalisiert, klassifiziert und für die Sachbearbeitung zur Verfügung gestellt werden.
Dazu werden in In CenterDevice über das Web-Frontend zwei Sammlungen eingerichtet: Rechnungen und Lieferscheine.
Die einkommenden Rechnungen und Lieferscheine sollen mit Kofax Capture eingescannt werden. Kofax Capture erkennt in diesem einfachen Beispiel, ob es sich um eine Rechnung oder einen Lieferschein handelt und schreibt nach erfolgreicher Verarbeitung schließlich mit seinem Standard Text-Exportskript die Dateien in einen jeweils passenden Ordner (Lieferscheine oder Rechnungen) im lokalen Dateisystem.
Zur Extraktion weitere Geschäftsdaten kann optional auch noch KTM als Plugin zu Kofax Capture genutzt werden. Damit können dann auch Rechnungsdaten, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Lieferant usw. automatisch ausgelesen werden.
Für den automatischen Transfer in die CenterDevice-Cloud und in die passende Sammlung (Rechnung bzw. Lieferschein) wird der ‚CenterDevice Desktop Client‘ genutzt. Er kann hier heruntergeladen werden.
Im Desktop Client kann man Transferordner auf dem lokalen PC definieren, die jeweils einer Sammlung in CenterDevice zugeordnet werden können. Alle Dokumente die Kofax Capture nun in den lokalen Ordnern per Exportskript abgelegt, werden vom Desktop Client automatisch in die zugeordneten Sammlungen in CenterDevice transferiert. In CenterDevice können nun die eingetroffenene Dokumente z.B. per Workflow weiterverarbeitet werden.
Übersichtsbild der skizzierten Lösung:
Für die Nutzung des CenterDevice Desktop Clients muss der Windows-Benutzer angemeldet sein. Dies ist für kleinere Standalone-Systeme sicherlich kein Problem. Bei größeren Installation wäre es allerdings wünschenswert, dass der Export aus Kofax Capture und die Übergabe in die CenterDevice Cloud auch ohne Benutzeranmeldung als Windows-Dienst läuft. Dazu gibt es ein von codecentric entwickeltes Kofax Capture Exportskript, das die Dokumente und Daten direkt nach CenterDevice schreibt und als Windows-Dienst installiert werden kann.
Mit dieser Konstellation können Unternehmen sowohl zentral, wie auch dezentral Eingangsdokumente einscannen und verarbeiten. Über die umfassenden Funktionen der CenterDevice API ist auch eine Integration in vorhandene Anwendungen (Workflow etc.) möglich.
Weitere Informationen:
CenterDevice Blog Transferordner
CenterDevice Video Transferordner
Unterstützung eines automatisierten Kündigungsprozesses mit Kofax KTM
KTM im Versicherungseinsatz: Heller, grauer und dunkler Posteingang
Dokumentenklassifizierung mit Kofax Transformation Modules (KTM)
Kofax Capture Validierungsskripte – Von SBL zu VB.NET für Dummies
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von Jürgen Voss
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