HR Solutions & End2End Process Management

codecentrics HR Synergy Solution: Eine übergreifende und voll individualisierbare Lösung für Ihre HR

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Ihr HR-Team verdient Besseres

HR-Mitarbeiter müssen sich mit sämtlichen Aktivitäten und Dienstleistungen hinsichtlich Mitarbeitern und Bewerbern auseinandersetzen und erhöhten Ansprüchen an die Servicequalität gerecht werden. Häufig sind die Prozesse nicht integriert und erschweren durch Medienbrüche ein effiziente Bearbeitung. Das HR-Team nimmt Anfragen für neue Mitarbeiter und Positionen von verschiedenen Einheiten entgegen, bereitet Stellenanzeigen auf der Website des Unternehmens vor und lädt diese manuell hoch, prüft die eingegangenen Bewerbungen, leitet geeignete Bewerbungen an die entsprechenden Teams und Einheiten weiter, organisiert Vorstellungsgespräche auf der Grundlage der Position und der Präferenzen der Zieleinheit, erhält Feedback, entwirft Arbeitsverträge und plant und führt den Einarbeitungsprozess (On-Boarding) durch. Was die derzeitigen Mitarbeiter betrifft, bieten das HR-Team verschiedene Dienstleistungen an, darunter die Ausstellung von Bescheinigungen und Zertifikaten, die Organisation von Ausbildungsprogrammen und Workshops zur persönlichen und beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter und die Bearbeitung zahlreicher anderer persönlicher, rechtlicher und finanzieller Fälle und Aktivitäten. Und selten verfügen sie über geeignete Tools, um all diese miteinander verbundenen Aufgaben ohne allzu viel unnötige manuelle Arbeit zu verwalten und zu steuern.

Szenario I: Silo-Tools, unzufriedene HR-Mitarbeiter und Mangel an einheitlicher Berichterstattung und Steuerung

Die Personalabteilung in Unternehmen A verfügt über verschiedene Instrumente für unterschiedliche Themen, z.B. Urlaubsanträge, Arbeitsverträge oder Lohn- und Gehaltsmanagement. Für diese wenigen Tools zahlt sie etwa 200.000 Euro pro Jahr. Die restlichen Aktivitäten werden in Excel nachverfolgt, und die Dokumente werden auf einem Dateiserver bearbeitet. Während des Rekrutierungsprozesses kommunizieren sie hauptsächlich per E-Mail mit anderen Abteilungen und den Bewerbern und speichern Informationen zu Stellenanzeigen, Bewerbungen und Spesenverwaltung in verschiedenen großen Excel-Dateien. Die HR-Mitarbeiter müssen z.B. manuell mit den Admins der Website kommunizieren, um Stellenanzeigen zu aktualisieren und Informationsmeldungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen zu versenden, indem sie in eigenen Kalendern oder in Excel-Dateien nachschauen. Anschließend müssen sie einen Vertrag durch Kopieren und Einfügen von Informationen vorbereiten und die IT-Abteilung sowie weitere beteiligte Abteilungen kontaktieren, um die erforderlichen Einarbeitungsschritte auszulösen. Die HR-Mitarbeiter müssen auch aussagekräftige Berichte über die Anzahl der Bewerbungen, Ausgaben, Verträge und Anträge vorlegen. Dieser Berichterstattungsprozess nimmt einen großen Teil ihrer Zeit in Anspruch, da verschiedene Excel-Dateien zusammengeführt werden, und die daraus resultierenden Diagramme extrahiert und in eine PowerPoint-Folie eingefügt werden. Alle diese Aktivitäten nehmen einen großen Teil Zeit und Energie in Anspruch.

Dem Management fehlen Echtzeit-Statusberichte und aktuelle Terminübersichten, da die Berichte nicht sofort, sondern mit Verzögerungen erstellt werden.

the need for an hr synergy solution

Tool und Prozess-Chaos

Szenario II: Synergie-Aufbau und automatisiertes Vorgehen

Unternehmen B hat HR Synergy Solution als Hauptplattform und steuert fast alle seine internen Prozesse auf dieser Plattform. Da verschiedene Module für Stellenanzeigen, Bewerbungen, Vorstellungsgespräche, Verträge oder On-Boarding-Schritte miteinander verknüpft sind, muss ein HR-Mitarbeiter bei Unternehmen B ein Minimum an manueller Arbeit leisten, um alle erforderlichen Aktivitäten zu verwalten.

Die Aktivitäten werden auf Basis von einem vereinbarten „Workflow“ ausgeführt, der alle erforderlichen Prozessschritte umfasst, und die Daten werden bei jedem Schritt automatisch validiert. Die Kommunikation erfolgt zeitnah und wird entweder systematisch zu dem entsprechenden Vorgang oder, wenn möglich, automatisch durch das System erfasst. Erinnerungen werden auf der Grundlage verschiedener Stati und definierter Fristen verschickt. Jeder Bericht kann automatisch generiert werden und durch einen Klick in Echtzeit für berechtigte Mitarbeiter verfügbar sein. Die Berichte sind mit den relevanten Daten verbunden, so dass die Entscheidungsträger die bereitgestellten Daten prüfen und verschiedene Situationen und Ergebnisse nachvollziehen können. Neben einer deutlich verbesserten und effizienten Servicequalität sind sogar signifikante Kosteneinsparungen gegeben: Unternehmen B zahlt weniger als 50.000 Euro pro Jahr für die Nutzung dieser umfangreichen Lösung.

Nicht viele Unternehmen wünschen sich, nicht in Szenario I gefangen zu sein. Das ist jedoch leider oft der Fall. Die Frage ist, wie man den Übergang von Szenario 1 zu Szenario II bewerkstelligen und die Vorteile auf allen finanziellen, persönlichen, rechtlichen und technologischen Ebenen nutzbar machen kann.

HR Synergy Solution

Steuerung HR-Prozesse mit codecentric’s HR Synergy Solution

Unsere Lösung

Wir verwenden Jira als Infrastruktur für Workflow-Engine, Benutzer-, Berechtigungs- und Berichtsmanagement. Hiermit passen wir verschiedene miteinander verbundene (verschachtelte) Workflows an, um eine individualisierte Lösung zu schaffen, die den organisatorischen, rechtlichen und technischen Anforderungen eines Unternehmens entspricht. Anhand verschiedener Add-Ons haben wir eine Landschaft geschaffen, auf der Personalabteilungen Recruiting-, Vertragsmanagement- und On-Boarding-Prozesse integriert abwickeln können. Das Management hat außerdem einen direkten Zugriff auf Dashboards. Statistiken und Status-Informationen. Diese sind frei gestaltbar, je nachdem, welche Einblicke die Entscheidungsträger benötigen und welches Cockpit ein HR-Mitarbeiter benötigt, um seine tägliche Arbeit effizient bewältigen zu können.

Alle Schritte, die automatisiert werden können, werden automatisch ausgeführt. Dazu gehören E-Mails an Bewerber (z.B. zur Anforderung von Informationen, zur Information über eine Entscheidung usw.), Benachrichtigungen an andere Abteilungen (z.B. über die Ergebnisse eines Vorstellungsgesprächs) und Erinnerungen an denjenigen, der für einen bestimmten Schritt verantwortlich ist und Fristüberschreitungen. Über verschiedene APIs erfolgt die Kommunikation und Interaktion mit anderen Systemen automatisch. Dazu gehören die IT-Abteilung zur Erstellung eines neuen Kontos oder die Finanzabteilung zur Registrierung eines Antrags oder eines Vertrags.

Und wie bei allen agilen Tools bietet unsere Lösung eine vorkonfigurierte Infrastruktur, die kontinuierlich modifiziert und angepasst werden kann, je nach neuen Anforderungen und Richtlinien.

Wie funktioniert das alles?

Das Konzept des End-to-End-Prozessmanagements

HR Synergy Solution Prozesse

HR Prozesse & Services

End2End Prozessmanagement ist eine neuartige Denkweise, die scheinbar isolierte Abläufe innerhalb einer Organisation als Bauteile eines größeren Bildes betrachtet, das den zugrunde liegenden Prozess darstellt. Dieses Konzept wurde von Michael Hammer in seinem angesehenen Buch „Faster, Cheaper, Better“ (Schneller, billiger, besser) eingeführt und theoretisiert. Aus seiner Sicht interagieren Prozeduren miteinander, indem sie sich in einer ein- oder bidirektionalen Weise entweder auslösen, aktualisieren oder ergänzen. Diese Interaktion muss in einem breiteren Kontext betrachtet werden, insbesondere für die Berichterstellung (KPIs) und die Verantwortlichkeiten.

Im Kontext der HR wird zum Beispiel der Einstellungsprozess (Recruiting) als die Grundlage angesehen, die Verfahren wie die Verwaltung von Stellenanzeigen, das Screening von Bewerbungen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Vorbereitung von Verträgen und das On-Boarding miteinander verbindet.

Der Prozess beginnt mit einer offenen Stelle in Form einer Stellenanzeige und endet damit, dass ein zugelassener Bewerber seine Karriere im Unternehmen beginnt. Traditionell verwenden Unternehmen für diese Verfahren unterschiedliche Werkzeuge, wie z.B. Excel, E-Mail, Slack oder Trello bis hin zu spezialisierten Tools für bestimmte Verfahren (z.B. Urlaubsverwaltung). Dieser Ansatz war bis vor einem Jahrzehnt unumgänglich, da die Softwareindustrie nicht in der Lage war, eine sichere, skalierbare und leicht anpassbare Infrastruktur zu schaffen, um all diese verschiedenen Verfahren auf kohärente, schnelle und kostengünstige Weise zu unterstützen.

Die Technologie war noch nicht ausgereift für eine solch umfassende Entwicklung und schnelle Anpassungen. Dies bringt uns zu dem neu entstandenen Konzept der Low-Code-Plattformen.

Low-Code-Plattformen: 3D-Drucker der Software-Industrie

Low-Code-Plattformen wie Jira, WordPress, Salesforce oder Drupal basieren auf dem Konzept der Software-Entwicklung durch Konfiguration, d. h. die Verwendung flexibler Konfigurations-Panels anstelle des Schreibens, Testens, Compiling und Deploying von Hunderten von Codezeilen. Die Entwicklungs-, Test- und Einführungszeit wird dadurch immens verkürzt (über 10-fach), und die Vorteile der modularen Implementierung und add-on-basierter Erweiterungen werden in Anspruch genommen.

Diese Plattformen bieten in der Regel eine Infrastruktur mit Basisfunktionalitäten und Modulen wie Benutzerverwaltung und -Authentifizierung, Berechtigungskonzept, Dashboards, eine Workflow-Engine, Kommunikationskanäle (z.B. über Freigabe- und Kommentarfunktionen), benutzerdefinierten Inhaltstypen und Web-Formulare. Sie bieten auch eine offene API für Drittanbieter zur Entwicklung von Add-ons (Anwendungen) mit bestimmten Zwecken und Funktionalitäten (z. B. PDF-Export, BI-Berichterstattung, Visualisierungen, dynamische Formulare, API-Verwaltung usw.).

Die Zeit ist vorbei, in der man eine Software-Lösung kauft und sich mit deren Einschränkungen auseinandersetzen und verschiedene Umgehungsmöglichkeiten finden muss, um die Arbeit abzuschließen. Jetzt können Unternehmen eine vorkonfigurierte Plattform erhalten und diese dann so anpassen, dass sie ihre Anforderungen vollständig und zuverlässig erfüllt.

Jira, eine Plattform für End2End- und voll-konfigurierbares Prozessmanagement

Jira hat sich in den letzten Jahren als eine der führenden Low-Code-Workflow-Engine erwiesen. Ihre Offenheit als Plattform hat auch Drittanbietern die Möglichkeit geboten, die Lücke in Bereichen zu schließen, in denen Atlassian (der Hersteller) selbst im Rückstand ist. Wenn eine Kombination aus gut durchdachten Add-ons (Apps) und einem skalierbaren Berechtigungskonzept zusammengestellt wird, kann Jira in erstaunlich kurzer Zeit JEDEN Prozess unterstützen (siehe hierzu Shaping a Digital Beauty with Jira, für eine umfassende Einführung).

In einem Fall, wurden z.B. 25 interne Prozesse von einer mittelgroßen Bank implementiert und auf Jira ausgerollt (zusammen mit etwa 10 Add-ons), mit einem umfassenden BI-Reporting und systematischen Kommunikationsmethoden. Und alle diese Konzeptionen und Umsetzungen wurden innerhalb von 18 Monaten von einem Team aus einem Business Analysten und einem Entwickler geschafft. Nicht viele Plattformen auf dem Markt können eine solche Flexibilität und Skalierbarkeit bieten, geschweige denn Kosteneffizienz.

Warum sind wir überzeugt, dass codecentric’s HR-Lösung zu den Besten im Markt gehören wird?

HR Synergy Solution ist ein vorkonfiguriertes Set von Projekten, Dashboards und anderen Modulen auf Jira, der für HR-Prozesse optimiert ist. Die Vorkonfiguration umfasst Einstellungen und Funktionen, die von fast allen Personalabteilungen benötigt werden, was etwa 70% der Gesamtfunktionen ausmacht. Die restlichen 30% werden immer durch die individuellen Anforderungen der einzelnen Personalabteilungen vervollständigt. Generalisierung und Workarounds in Software gehören ins 20. Jahrhundert. Es ist jetzt endlich die Zeit, Lösungen anzubieten, die zu 100 % individualisiert sind und ständig an neue Anforderungen und Situationen angepasst werden können. Und genau das bietet unsere HR Synergy Solution.

Kotaktperson: Adrian Voigt (adrian.voigt@codecentric.de)

HR Synergy Solution

codecentric HR Synergy Solution – Sample Management-Dashboard

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Pujan ist im Bereich Technologie-, Prozess- und Wissensmanagement mit Schwerpunkt auf Atlassian-Produkte, IT-Strategie und End2End-Prozessmanagement tätig.
Nach seiner Promotion im Bereich Management von Informationssystemen (MIS) an der Technischen Universität München hat er bei mehreren internationalen Unternehmen in Europa, Asien und den USA gearbeitet. In den letzten Jahren hat er Firmen darin unterstützt, ihre Prozesse, Kommunikationskanäle und Wissen ganzheitlich und kollaborativ zu managen.
Darüber hinaus hat er mehr als 10 Beiträge zu verschiedenen Themen wie z.B. Online-Community-Design, Omni-Kanal-Kommunikation, Wissensmanagement und IT-Benchmarking veröffentlicht. Sein neues (in Arbeit befindliches) Buch „Shaping a Digital Beauty with Jira“ beschäftigt sich mit einem modernen und neuen Einsatz von Jira und Confluence, um diese Plattformen für die Steuerung und Management komplexer Prozesse und Projekte zu nutzen.

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